6 кроків і 14 порад, як написати проєктну заявку, яку підтримають міжнародні організації та донори

Під час війни громади не мають достатньо власних коштів, аби фінансувати відбудову закладів освіти, ремонти та оснащення укриттів і освітніх просторів. Адже здебільшого з місцевих бюджетів фінансують лише першочергові заходи. Водночас в Україні 3 199 закладів освіти зазнали ушкоджень унаслідок обстрілів. Понад 300 з них повністю зруйновані. Зокрема, тому підтримка міжнародних донорів та проєктів під час війни – надзвичайно важлива, нею варто користуватися.

Міжнародні організації, донори, проєкти, грантодавці готові виділяти кошти на відновлення освітньої інфраструктури України. Наприклад, нещодавно швейцарсько-український проєкт DECIDE заснував ініціативу з відновлення шкіл – “DECIDE: Відбудова”, у межах якої 172 мільйони гривень розподілять між громадами трьох областей, які подали заявки. З 2021 року проєкт також надає гранти громадам за ініціативою “Громадський бюджет на дитячі мрії”. Ці кошти виділяє Україні уряд Швейцарії.

“Нова українська школа” поспілкувалася з менеджеркою проєкту DECIDE Валентиною Полторак про те, як правильно подавати проєктні пропозиції та чого очікують міжнародні донори. А також – з управлінцями з Галицької громади Івано-Франківської області та Кілійської громади Одеської області, які неодноразово втілювати освітні проєкти із залученням донорських коштів.

У статті читайте:

• який алгоритм допоможе написати успішну проєктну заявку;
• лайфхаки, як удосконалити проєкт;
• як громаді на Одещині вдалося залучити 19,7 мільйона донорських коштів лише на освіту;
• як на Івано-Франківщині реалізували 15 проєктів;
• що радять управлінці, яким вдається залучати кошти з грантів та міжнародних проєктів.

Як написати проектну заявку

“Масштаби руйнувань унаслідок російської агресії такі, що відбудова України – це справа не одного покоління українців. На конференції в Лугано (Швейцарія), яка відбулася минулого року, декларували, що більшість проєктів із відбудови будуть упроваджуватися коштом репарацій і з допомогою міжнародних партнерів. Отже, нам треба вчитися працювати в партнерстві з міжнародними організаціями та урядами, писати проєкти й залучати громадськість під час виконання”, – говорить Валентина Полторак.

За її словами, ідеться про державних службовців та посадовців місцевого самоврядування, представників громадського сектору. Саме на них буде покладена основна робота з організації процесів із відновлення країни. До співпраці мають доєднатися громадські активісти та молодь.

Поради від швейцарсько-українського проєкту, як подавати заявки міжнародним організаціям:

1. Дослідіть вимоги проєкту, вдумливо прочитайте та проаналізуйте їх. Важливо не проґавити деталі та чітко дотримуватися критеріїв і вимог.

2. Почніть з ідеї. Дуже важливо, щоби це не була просто ідея відбудувати якусь частину школи абощо.

“Кожен донор хоче бачити, яким буде розвиток цієї ідеї згодом, яку користь втілення цієї ідеї принесе громаді. Тому раджу описати розвиткову концепцію. Згуртуйте активних людей, які готові працювати над проєктом, і разом подумайте над ідеєю проєкту, який збираєтеся подавати міжнародній організації, – радить Валентина Полторак. – Звісно, ми не говоримо про гуманітарну допомогу, яка надається особливо постраждалим регіонам. Ідеться саме про проєкти відновлення і розвитку”.

Це можна зробити, наприклад, у форматі хакатону або пітчингу. Або просто зібратися, покреативити, подумати, який проєкт найбільш на часі й може бути найбільш корисним.

3. Паралельно з формуванням ідеї проведіть ґрунтовний аналіз, аби зрозуміти, чи вона має сенс. Наприклад, ви хочете відбудувати школу. Перш ніж формувати ідею та заявку, проаналізуйте, скільки дітей у громаді, скільки навчається онлайн і офлайн, скільки евакуйовано.

“Кожен донор має розуміти, що в тій школі далі будуть навчатися діти, що ці кошти витрачені цільово саме на реальні потреби, які стоять перед громадою. Адже в нас були різні періоди в історії освіти, коли громади відбудовували школи за десятки мільйонів гривень. А потім їх у рамках оптимізації мережі закривали. Нині ми не можемо дозволити собі нереалістичні проєкти”, – говрить Валентина Полторак.

4. Після спільної роботи, швидше за все, залишиться декілька ідей, які згенерують команди. На цьому етапі важливо не відкидати ідеї, а збирати всі. Навіть якщо ви не оберете ту чи ту ідею зараз, залиште її для іншого проєкту.

5. Оберіть одну ідею і розробіть обґрунтування, концепцію проєкту. Розкажіть донору, який буде вплив цього проєкту на життя громади або, можливо, конкретної школи, а може, і конкретного класу.

Важливо, щоб ця ідея щось змінювала, покращувала. Наприклад, учнівський простір, яким буде користуватися багато дітей. Там буде кілька зон, у якій кожен знайде щось цікаве для себе. Якщо це проєкт для дітей, то без них цю ідею подавати Валентина не радить. Варто долучити учнів до обговорення, зрозуміти, чи справді їм потрібен цей простір, що вони там будуть роботи та навіщо.

6. Від концепції перейдіть до конкретних кроків. Розпишіть поетапний план дій із реалізації проєкту. Паралельно розробіть кошторис.

“Це не має бути складний кошторис, не хвилюйтеся. Він має бути максимально зрозумілий для будь-якого донора. Тоді є набагато більше шансів, що його підтримає якась громадська організація або міжнародний проєкт”, – говорить Валентина Полторак.

Лайфхаки й поради, які допоможуть реалізувати вдалий проєкт

• На етапі написання концепції чи проєктного документа Валентина Полторак радить залучати якомога більше зацікавлених людей.

“Проєктний документ – це тільки початок реалізації проєкту. А вже під час власне реалізації кожній групі, громаді або школі знадобляться абсолютно всі люди, які були залучені на першому етапі. І це дуже добре, якщо вони будуть у курсі цієї ідеї й будуть її підтримувати”, – говорить менеджерка DECIDE.

Залучити якомога більше людей можна, наприклад, організовуючи добір проєктів через голосування. Тоді можна запустити активну агітаційну кампанію і докладно розповідати громаді, що ви збираєтеся зробити. Ідеться про такий собі внутрішній конкурс проєктів, перед тим, як подати заявку донору.

“Це дуже корисний спосіб – залучити всю школу до реалізації проєкту, якщо проєкт для школи. Якщо для громади – якомога більше людей, які тут мешкають. Адже для людей, які прочитали про ваш проєкт, обрали його, підтримали вас у цьому, важливо стежити за розвитком і навіть допомагати вам його реалізовувати. Тому тут має бути максимальна інклюзія, партисипація і залучення”, – говорить Валентина Полторак.

• Зверніть увагу на ідеї покращення освітніх просторів.

“Серед 150 проєктів, які ми обирали, в одній із наших ініціатив, більшість дітей хотіли покращити свій освітній простір. Вони хочуть, щоб школа була більш дружня до них і їхніх інтересів. Йдеться, зокрема, про укриття. Такі наші реалії, що ми дуже багато часу проводимо в укриттях. Це велика частина навчального дня дітей. І нам хотілося б, щоб у цих просторах вони могли навчатися, розвиватися, ну або принаймні спілкуватися з однолітками”, – ділиться Валентина Полторак.

• Міжнародні донори хочуть бачити, що громади зацікавлені не тільки робити ремонти, а й навчатися і розвиватися. Наприклад, у проєктах DECIDE, окрім фінансування обладнання, навчають громади, як писати й упроваджувати проєкти, правильно будувати комунікацію з донором, залучати громадськість до планування та впровадження проєктів.
• Якщо йдеться про проєкт територіальної громади або інший командний проєкт, то донорам важливо, щоб на добір чи співбесіду приходила команда, яка буде цей проєкт реалізовувати, а не одна людина. Так оцінюють інституційну спроможність.

“Громади, у яких на зустріч із нами прийшов голова, його заступник, який відповідає за профільні питання, керівник відділу освіти, а також керівники закладів освіти, де проєкти будуть реалізовані, представники локальних громадських організацій – ми здебільшого підтримували. Ми надаємо перевагу тим командам, які приходять у повному складі, чітко і зрозуміло формулюють свої ідеї, розказують, чому вони хочуть брати участь у цьому проєкті”, – зазначає Валентина Полторак.

• Будьте відкритими. Реалізовуючи проєкт із міжнародним донором, проводьте прозорі закупівлі й готуйте якісну звітність. А також комунікуйте з представниками організації, коли вони цього потребують.

“Налагоджена комунікація – це дуже важливий елемент реалізації будь-якого проєкту. Коли громада або команда не виходить на зв’язок, то в будь-якого донора це викликає занепокоєння”, – говорить менеджерка DECIDE.

• Ще один важливий показник для донорів – якщо громада спроможна дофінансувати чи своїми силами допомогти в реалізації проєкту.

“Добре навіть тоді, коли громади, які не мають коштів, декларують, що готові зібратися гуртом, пофарбувати стіни чи прикрасити приміщення. Це завжди велика перевага, адже це свідчить про зацікавленість”, – пояснює Валентина Полторак.

• Варто розміщувати інформацію про хід проєкту в соціальних мережах.

“В Україні часто комунікують усі переміщення голови громади, його участь у різних заходах у соцмережах. І роблять цитатники. Це абсолютно неправильний підхід, тому що всіх цікавить, що конкретно відбулося, а не куди поїхав голова”.

Валентина Полторак наголошує, що голова громади, його думка й погляд – це дуже важливо. Але для будь-якого донора також важливо, щоб ви писали про хід реалізації проєкту, щоб ви правильно комунікували допомогу цього донора.

Як на Одещині навчилися писати проєкти й оновили освітній простір

Начальник відділу освіти та молодіжної політики Кілійської міської ради (Одещина) Сергій Мергут розповідає, що проєктна діяльність – це дуже добрий інструмент, аби залучити кошти до громади.

Тільки в освітній галузі Кілійській громаді вдалося отримати 1 мільйон 200 тисяч гривень на STEM-лабораторії, 6,5 мільйонів – на утеплення одного закладу освіти, 12 мільйонів – на утеплення іншого закладу освіти, більше мільйона гривень вдалося залучити за проєктами DECIDE. Але найголовнішим називає те, що завдяки такій співпраці вдалося багато чому навчитися.

Сергій пригадує один з останніх проєктів, оголошення про який вони побачили 2021 року й одразу вирішили подаватися. Це проєкт DECIDE в межах напряму “Громадський бюджет на дитячі мрії”.

“Була дуже жорстка конкуренція – усього 16 громад, 4 області України. Ми підготували проєктну заявку на участь і дуже хвилювалися. Згодом дізналися, що перемогли й маємо честь бути в цьому проєкті. Підписали меморандум між представниками DECIDE і Кілійським міським головою. Відповідно до цього меморандуму, чітко окреслили заходи до 2025 року”, – розповідає Сергій Мергут.

Насамперед у межах напряму “Громадський бюджет на дитячі мрії” треба було провести конкурс шкільних проєктів і залучити якомога більше учнів і вчителів, аби вони розробили проєкти для втілення своєї мрії. Сергій каже, що в процесі було легко зрозуміти, який має бути підхід до розбудови своєї громади.

“У 2022-му році розпочалося повномасштабне російське вторгнення. І, звісно, спочатку все поставили на паузу. Хоча діти вже почали розробляти проєкти. Але у квітні ми дізналися, що DECIDE вирішив усе-таки продовжувати цю роботу. Ми дуже зраділи цьому й почали готуватися до голосування, аби обрати найкращий проєкт”, – пригадує Сергій.

Загалом у голосуванні брали участь 14 команд від 12 закладів освіти. Кожна команда розробила свій проєкт, який подала на розгляд громадськості. Голосування відбувалося на спеціально розробленій платформі. Дорослі могли проголосувати з допомогою цифрового підпису або через систему Приват 24. Діти – паперово. Результати голосування були максимально прозорими й чесними, адже враховували також спеціальний коефіцієнт вирівнювання для невеликих шкіл.

Кожна команда проводила інформаційну кампанію, розробляла стратегію, у який спосіб залучатиме громадськість до голосування, як пояснюватиме важливість проєкту.

Так, Кілійська школа № 4 перемогла із проєктом “Шкільне подвір’я – майданчик мрії, територія радості”. Сергій розповідає, що, зокрема, унікальність проєкту полягала в тому, що колишня випускниця допомогла їм розробити 3D-модель подвір’я, яке громада бачила на етапі голосування. А ще команда складалася з 16 осіб – кожен учень відповідав за свій напрям.

Зрештою, у відсотковому співвідношенні донор виділив 70 % коштів на реалізацію проєкту, тоді як 30 % мав покрити міський бюджет. Загальна сума проєкту склала 810 тисяч гривень.

Локація, на якій реалізовувався проєкт, має 4 зонування: розумна локація, STEM-локація, творчо-спортивна й відпочинкова зона.

“Дуже важлива частина реалізації цього проєкту – створення самого майданчика. За задумом, плитку треба було викласти так, аби вона повторювала орнамент вишиванки. Це дуже було складно, тому що ніхто ще таке не робив. Учителька молодших класів щодня була присутня і разом із проєктною командою і виконавцями робіт у ручному режимі викладали плитку по сантиметру. Усі горіли цим”, – розповідає Сергій Мергут.

Також команді вдалося залучити близько 100 тисяч гривень спонсорських коштів на довершення й озеленення проєкту. Локацію відкрили урочистим ярмарком, на якому зібрали орієнтовно 100 тисяч гривень на потреби ЗСУ.

Як на Івано-Франківщині реалізували 15 проєктів, серед яких спортивна зала

Заступниця Галицького міського голови Вікторія Дебенко розповідає, як Галицька громада також брала участь в ініціативі DECIDE “Громадський бюджет на дитячі мрії”, у межах якої учні створили 15 проєктів. Їх усі вдалося реалізувати, адже бюджет громад надав співфінансування до гранту від DECIDE.

Перед тим, як провести конкурс, DECIDE провів навчання, так звані хакатони, під час яких шкільні команди, що складалися з дітей, учителів і батьків, вчилися генерувати ідеї, а потім правильно описувати їх у проєктних заявках.

“Цей досвід неоціненний, тому що вони його використають і в майбутньому. Учасники вже знають, як правильно заповнити проєктну заявку, обґрунтувати сильні сторони проєкту – чому треба голосувати саме за цей проєкт”, – розповідає Вікторія.

Проєкти були різноманітні, стосувалися спорту, дозвілля, наукової діяльності й закупівлі обладнання.

“Діти самі визначали, що їм потрібно. Комусь – шкільне радіо, комусь – спортзал. Адміністрація відділу освіти навіть не сподівалася, що ідеї, які запропонували, зрештою, наберуть так багато голосів”.

Далі все відбувалося так само як і в Кілійській громаді: інформаційна кампанія, голосування, нагородження і реалізація проєктів.

Так, у школах громади з’явилися спортивні простори (як на вулиці, так і всередині), спортзал із тренажерами, відпочинкові зони, мобільний клас, обладнання для виїзного класу (намети, столики, біноклі), аби виїжджати на природу, облаштовані шкільні подвір’я з альтанками, лавочками й озелененням, шкільне радіо, кімната психологічного розвантаження й освітній культурний простір.

Облаштування і реалізація загалом, кажуть, допомогла громаді попри війну думати про майбутнє та розвиток громади, її дітей. Особливо це сприяло інтеграції дітей, евакуйованих з інших регіонів, відчути себе частиною нової громади. Загалом громада так загорілася проєктом, що наступного року хоче реалізувати його суто за кошти місцевого бюджету.

“Насамперед проєкт DECIDE навчив нас того, що ми всі – громадяни своєї країни, громади, міста. Тож постійно маємо розвивати місце, де живемо. Маємо шукати можливості та вміти правильно їх реалізовувати”, – говорить Вікторія.

Лайфхаки від управлінців

Сергій Мергут і Вікторія Дебенко поділилися кількома порадами для громад і управлінців, які збираються реалізовувати проєкти з міжнародними донорами:

1. Активно використовуйте інтернет-ресурси й навчайтеся, аби вдало написати проєктну пропозицію.

“Є безліч фахових людей, які надають поради щодо написання проєктних заявок.Окрім усього, щоби якісно писати проєктні заявки, ми зареєструвалися на курси. Останній курс – це українсько-польське стажування щодо проєктної діяльності. Навчання відбувалося в онлайн-форматі. Ці знання нам дуже допомагають”, – говорить Сергій.

2. Влучно, реалістично й незахмарно описуйте актуальність проблеми.

“Якщо ця проблема не буде цікавою для донора, якщо ви не будете переконливі й не наведете справді вагомі факти, то, звісно, і реакція на проєкт буде такою самою”, – впевнений Сергій Мергут.

3. Пишіть заявку так, наче ви вже перемогли. Тобто будьте впевненими, серйозними, об’єднаними й налаштованими на роботу. Наприклад, серед усіх етапів проєкту у DECIDE була запланована співбесіда безпосередньо з головами громади.

“Галич якраз у той момент засипало снігом. І наш голова поїхав проконтролювати процес. Та ми не пропустили співбесіду. Пам’ятаю, телефонуємо йому й кажемо: “Голово, зайдіть, будь ласка, в онлайн-конференцію, бо там співбесіда”. А він каже: “Та як я зайду? Тут снігом засипає, я на об’єкті”. Тоді ми почали просити, казали, як для нас усіх це важливо, бо дуже хочемо виграти. І наш голова зі свого авто таки вийшов на зв’язок. Сказав донорам, що гарантує, ми хочемо, ми можемо, ми спроможні”, – розповідає Вікторія.

4. Серед людей, які працюють над заявкою, має бути хтось, хто добре знає англійську. Це допомагає моніторити можливості, комунікувати з міжнародними донорами та краще розуміти контекст.

5. Зважайте не лише на проєкти, у яких вам можуть дати щось матеріальне. Є дуже багато проєктів, у яких можна повчитися нового й цікавого, розробити нові продукти чи залучити експертів.

Наприклад, так Кілійській і Галицькій громадам у співпраці з DECIDE вдалося розробити та затвердити стратегію розвитку громади, освіти громади та закладів освіти громади. Також у Кілійській громаді запровадили курс за вибором “Навчаємося жити в громаді”, а ще розробили документацію та створили піклувальну раду закладів освіти, залучили експертів для впровадження системи HACCP щодо контролю за якістю харчування в закладах освіти. Усе завдяки співпраці зі швейцарсько-українським проєктом.

Вікторія каже, що є маленькі або вузькопрофільні проєкти, які розраховані на кілька тисяч. І вони теж важливі.

“Не завжди успішний проєкт – це щось, що можна помацати руками. Зазвичай успішні ті проєкти, які допомагають розвиватися, чогось вчать. Проєкт, який ми розпочали з данцями, повністю спрямований на навчання. Їхній муніципалітет вчить наш муніципалітет, як ухвалювати управлінські рішення. І вже на третій рік ми отримали від них певне обладнання. Але на першому етапі цього не було. Усе сталося із часом. Ми побували в них у гостях, вони побачили, що ми надійні”, – розповідає Вікторія.

6. Якщо міжнародна організація вас підтримала, будьте пунктуальними, чесними та професійними.

“Не варто лякатися своїх помилок, видавати бажане за дійсне. Якщо щось не вдається або є якесь непорозуміння, про це треба говорити з менеджерами проєкту. Якщо донор чи грантодавець бачитимуть вашу професійність, то обов’язково продовжуватимуть працювати з вами й долучатимуть до інших проєктів”, – говорить Сергій.

7. Не зупиняйтеся, якщо написали проєктну пропозицію, але донор вас не підтримав.

“Невдача в будь-якому проєкті не повинна означати, що треба зупинитися. Ми постійно подаємо заявки в різноманітні проєкти й не зупиняємося, якщо не виграємо. Наприклад, в уряду Японії є проєкт “Кусаноне”. Ми подаємо заявки, але поки що, на жаль, ще не вигравали. Попри це, не припиняємо подавати”, – розповідає Сергій.

Також він пригадує, як подавали свій перший проєкт у 2017 році. Кількість людей, які були готові підтримати, була надзвичайно мала, не було ніякої впевненості, що ця робота може дати результат.

“А після того, як нам вдалося реалізувати перший проєкт, усе докорінно змінилося. Ти бачиш, що це можливо. І кількість скептиків різко зменшується. Сенс не в тому, що тепер ми не просто подаємо проєктні заявки, а робимо все разом”, – завершує Сергій.

* за матеріалами сайту "Децентралізація"